Der Datenschutzbeauftragte

Unternehmen in Deutschland müssen einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn mehr als 20 Mitarbeiter regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten. Sie erhalten hier eine erste Orientierung, wenn Sie die persönlichen E-Mail-Postfächer in ihrem Unternehmen durchzählen.

Auch kann eine Pflicht für einen eigenen Datenschutzbeauftragten bestehen, wenn bei Ihnen eine Verarbeitung von sensible Daten (Gesundheitsdaten, Profiling etc.) in großem Umfang stattfindet.

Erfahren Sie in diesem Artikel, was einen guten Datenschutzbeauftragten genau ausmacht.

Lesen Sie hier auf der Webseite der LDI NRW nach, was Sie aus Sicht einer Aufsichtsbehörde beim Thema Datenschutzbeauftragter beachten sollten.

Einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten?

Ein erfahrener und gut ausgebildeter Datenschutzbeauftragter wird ihr Unternehmen weiterbringen – egal, ob dieser einen Arbeitsvertrag oder einen Dienstvertrag mit Ihnen abschließt.

Wir haben die aus unserer Sicht üblichen Pro- und Contra-Argumente hier für sie zusammengefasst, um Sie bei ihren Überlegungen zu unterstützen.

An dieser Stelle direkt der Hinweis: Wir bilden Datenschutzbeauftragte aus und qualifizieren gerne ihre eigenen Mitarbeiter. Auch können Sie mit uns als externen Datenschutzbeauftragten kurzfristig starten und wir übergeben dieses Amt gerne anschließend an ihre Mitarbeiter.

Interner Datenschutzbeauftragter

Was sind die Vor- und Nachteile, wenn Sie einen Mitarbeiter ausbilden lassen und als internen Datenschutzbeauftragten benenne?

Pro – interner Datenschutzbeauftragter	Contra – interner Datenschutzbeauftragter
kennt ihr Unternehmen und die Verarbeitung von Daten in den Geschäftsbereichen gut	mögliche „Betriebsblindheit“
ist im Unternehmen vernetzt	ist im Unternehmen vernetzt
ist nah am operativen Geschäft und mal eben erreichbar	Beratung im Datenschutz wird ggf. nur als Nebenjob betrieben
	Kosten durch regelmäßige Schulung zur Aufrechterhaltung der Fachkunde (Recht, Technik, Betriebswirtschaft)
es ist – mindestens teilweise – tiefgreifendes Unternehmenswissen vorhanden	Wissen und Erfahrung im Datenschutz sind ggf. auf wenige Schulungen und das eigene Unternehmen begrenzt
	interne DSBs sind praktisch unkündbar (Kündigungsschutz ähnlich einem Betriebsrat)
	weitgehende Haftungsbefreiung für Beschäftigte

Externer Datenschutzbeauftragter

Wie sieht es nun im Vergleich aus, wenn Sie direkt die Dienstleistungen eines externen Datenschutzbeauftragten in Anspruch nehmen? Welche Vor- und Nachteile gibt es für Sie als Kunden?

Pro – externer Datenschutzbeauftragter	Contra – externer Datenschutzbeauftragter
Übt das Amt des externen Datenschutzbeauftragten berufsmäßig aus und steht sofort zur Verfügung	sie teilen sich den externen Datenschutzbeauftragten mit anderen Unternehmen
bringt Erfahrungen und Lösungen aus der Beratung von diversen anderen Unternehmen mit	muss ihr Unternehmen erst kennenlernen
ist extern vernetzt (z. B. mit anderen Experten, Aufsichtsbehörden)	muss erst in ihr Unternehmen integriert werden
Fachwissen und fundierte Erfahrungen sind Bestandteil der beauftragten Leistung (zumindest bei uns 😉 )
Kosten sind weitgehend vorhersehbar und planbar	es fallen externe Kosten für die Leistungen des externen Datenschutzbeauftragten an
individuell vereinbarte Vertragslaufzeiten
Haftung für die erbrachte Beratungsleistung und Absicherung durch eine Berufshaftpflichtversicherung

An dieser Stelle ein wichtiger Hinweis: Wir haben hier keine Präferenz. Wir bilden interne und externe Datenschutzbeauftragte aus und qualifizieren gerne ihre eigenen Mitarbeiter. Auch können Sie mit uns als externen Datenschutzbeauftragten kurzfristig starten und wir übergeben dieses Amt gerne anschließend an ihre Mitarbeiter. Wir coachen und begleiten ihren Datenschutzbeauftragten und stehen bei neuen oder komplexen fachlichen Herausforderungen jederzeit zur Verfügung.

Hier können Sie sofort online einen kostenfreien Kennenlerntermin mit uns vereinbaren.

Das Datenschutz-Koordinatoren-Modell

In unserer Zusammenarbeit mit Unternehmen hat sich Datenschutz-Koordinatoren-Modell als sehr vorteilhaft erwiesen.

Sie benennen einen – oder bei größeren Unternehmen auch mehrere – Mitarbeiter als Datenschutz-Koordinatoren. In mehreren Workshops schulen wir Ihre Mitarbeiter im Datenschutz und führen diese fachlich durch die ersten Herausforderungen.

Der Datenschutzbeauftragte bleibt wahlweise zunächst oder dauerhaft extern.

Typische Aufgaben von Datenschutz-Koordinatoren

• Aufbau von persönlichem Wissen und ersten Erfahren im Bereich Daten- und Informationsschutz
• Aktive Mitarbeit beim Aufbau und Betrieb des Datenschutzes im Unternehmen
• Lokaler Datenschutz-Ansprechpartner im jeweiligen Zuständigkeitsbereich (Fachbereich, Abteilung, Standort)
• Schnittstelle zwischen „Business“ und Datenschutz
• Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und dem externen Datenschutzbeauftragten

Damit haben Sie die Vorteile interner Mitarbeiter mit Datenschutz-Know-How und externe Expertise verbunden. Aufwand und Kosten werden im Rahmen der fachlichen Möglichkeiten und ihren Wünschen zwischen externem Datenschutzbeauftragten und internen Datenschutz-Koordinatoren aufgeteilt.

Wenn Sie es wünschen, kümmern wir uns aber gerne auch ohne internen Datenschutz-Koordinator um den Schutz Ihrer Unternehmensdaten.

Erreichbarkeit

Ihr Unternehmen hat eine Datenpanne oder einen Datenschutzvorfall? Dann sollte ihr externer Datenschutzbeauftragter schnell für sie erreichbar sein.

Natürlich ist nicht jedes Thema im Datenschutz gleich ein Notfall. Aber achten sie darauf, dass ihr Datenschutzbeauftragter für sie tatsächlich auch ansprechbar ist. Mit einem externen Datenschutzbeauftragten sollten Sie mehr als nur einen Namen und eine E-Mail-Adresse für ihre Datenschutzerklärung erhalten. Das sollten Sie besonders bei ihrem Preis-Leistungsvergleich beachten. Nehmen sie sich ausreichend Zeit für die Auswahl und überdenken sie, was sie für den angebotenen Preis erhalten. Idealerweise vereinbaren Sie eine Probezeit, sodass sie Ihre Dienstleister-Entscheidung bei Bedarf auch noch einmal überdenken können.

Unsere Kunden erreichen uns zeitnah und auf Wunsch auch 24×7.

Wir sind mit unserer Beratung auch vor Ort für Sie da: Bad Schwartau, Lübeck, Hamburg, Schleswig-Holstein, Deutschlandweit.

Datenschutz-Management-Software

Datenschutz ist mit einem relevanten Dokumentationsaufwand verbunden – besonders für nicht mehr ganz kleine Unternehmen. Ab einer gewissen Größe der Dokumentation kann eine Software zur Verwaltung der effizientere Weg sein.

Manche externen Datenschutzbeauftragten bringen Ihre eigene Software mit. Das machen wir explizit nicht. Wir sind überzeugt, dass der Markt einige hervorragende Lösungen anzubieten hat, und zwar völlig unabhängig von der Dienstleistung als externer Datenschutzbeauftragter. Sollten Sie sich eines Tages für einen anderen internen oder externen Datenschutzbeauftragten entscheiden, sollte Sie die Softwarelösung nicht noch zusätzlich abhängig machen. Wir kennen uns mit den namhaften Softwarelösungen auf dem Markt aus, wie 2Be Advise PrIME oder OneTrust. Wir unterstützen Sie mit der Lösung, die zu ihrem Unternehmen passt.

Zertifizierte Qualifikation

Thomas Rosin ist TÜV-zertifizierter Datenschutz-Auditor und Datenschutzbeauftragter, VdS-zertifizierter Berater für Cybersecurity sowie IAPP Certified Privacy Professional (Europe). Daneben ist er Lehrbeauftragter für Datenschutz im Masterstudiengang Wirtschaftsinformation der Rheinischen Fachhochschule Köln.

Weitere Informationen zu Thomas Rosin finden Sie hier.

Unser Datenschutz-Audit als Einstieg

Welche Pflichten beim Schutz von personenbezogenen Daten muss ihr Unternehmen erfüllen und wie erreichen sie das in wirtschaftlicher Art und Weise? Ist ein externer Datenschutzbeauftragter für sie die geeignete Lösung oder wollen sie lieber einen eigenen Mitarbeiter als internen Datenschutzbeauftragten qualifizieren?

Im Rahmen unserer Datenschutz-Audits erhalten sie zum Festpreis eine unabhängige Bewertung ihrer vorhandenen technischen und organisatorischen Strukturen im Hinblick auf den Datenschutz. Hierbei berücksichtigen wir sowohl gängige Standards ihrer Branche als auch die individuellen Rahmenbedingungen ihres Unternehmens. Das stellt die Grundlage für eine gemeinsame Risikobewertung und die Planung individueller Optimierungsmaßnahmen im Rahmen unserer Datenschutzberatung dar.

Haben wir Ihr Interesse geweckt und würden Sie gerne mehr dazu erfahren? Dann vereinbaren Sie hier einfach einen für Sie kostenfreien und unverbindlichen Kennenlern-Termin mit uns.