Immer auf dem Laufenden bleibenDu bewahrst wahrscheinlich zu viele Daten auf.
Egal ob in Papierform oder digital, in meinem Beratungsalltag erlebe ich das oft: „Wir wissen nicht (mehr), was das alles für Daten sind und ob wir diese überhaupt noch brauchen.“ Auch hier auf LinkedIn erreicht mich häufig die Frage, was denn eigentlich aufbewahrt werden muss – und wie? Und wie lang?
Eine pauschale Aussage dazu zu treffen, ist schwierig, aber ich versuche es mal mit einer groben Übersicht zu den Fristen, die in den meisten Unternehmen gebraucht werden:
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Verträge, wenn diese relevant für steuerliche Zwecke sind
- 8 Jahre: Buchungsbelege
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe, Verträge, wenn es sich um allgemeine Geschäftsunterlagen handelt
Eine hilfreiche Übersicht mit vielen weiteren Dokumentenarten und Fristen findest du zum Beispiel hier: https://www.mammut-deutschland.de/wp-content/uploads/2024/12/gesetzliche-aufbewahrungsfristen-tabelle-2025.pdfq
Aber – wann beginnen diese „Aufbewahrungsjahre“? In der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.
Weiterhin wird es knifflig für mich mit einer allgemeingültigen Aussage – hier spielen viele individuelle Faktoren zur konkreten Verarbeitung eine Rolle.
Besonders häufig werde ich nach den Aufbewahrungsfristen zu Dokumenten „aus dem sozialen Bereich“ gefragt, also unter anderem der Dokumentation im Bereich der Kinder- und Jugendhilfe oder auch der Suchthilfe. Hier greifen in der Regel interne Verwaltungsvorschriften: 10 Jahre nach Abschluss der Maßnahme oder dem Erreichen des 18. Lebensjahres sind hier üblich. Bitte unbedingt den Einzelfall prüfen. Achtung: rechtliche Verjährungsfristen bei möglichen Ansprüchen beachten. Diese können bis zu 30 Jahre betragen.
Noch eine Frage aus der Praxis, die ich hier über den LinkedIn-Chat erhalten hatte: Was ist mit Belehrungen? Diese stellen keinen eigenständigen Vertrag dar, sind aber ggf. Vertragsbestandteil und werden dann entsprechend gemeinsam aufbewahrt.
Du siehst – eine Antwort nach dem Schema F kann ich hier leider nicht geben. Aber ich kann dir gerne helfen bei der Suche nach Antworten: Ab in die Kommentare mit deinen Fragen.
