Was ist beim Umgang mit Bewerbungsunterlagen zu beachten?

Der Bewerbungsprozess ist der entscheidende Schritt auf dem Weg zu einer neuen Beschäftigung. Idealerweise ehrliche und informative Bewerbungsunterlagen treffen auf einen interessierten potenziellen Arbeitgeber. Leider ist der Umgang mit Bewerberdaten nicht immer so ideal und fair. In diesem Beitrag haben wir beschrieben, was beim Umgang mit Bewerbungsunterlagen grundsätzlich zu beachten ist.

Papier oder Digital?

Heutzutage haben Bewerber die Wahl, ihre Unterlagen entweder auf herkömmliche Weise per Post zu versenden oder elektronisch per E-Mail oder über Online-Plattformen einzureichen. Die klassische Bewerbung in Papierform tritt dabei zunehmend in den Hintergrund. In den meisten Branchen gilt die digitale Bewerbung als Standard. Dabei ist bei einer Bewerbung per E-Mail zu beachten, dass diese in den meisten Fällen ungeschützt erfolgt. Kaum ein Arbeitgeber bietet standardmäßig eine Möglichkeit zur verschlüsselten E-Mail-Übertragung von Bewerbungsunterlagen an. Arbeitgeber, die kein Bewerbungsportal mit sicherer Upload-Möglichkeit anbieten, sollten daher weiterhin den Postweg als sichere Alternative anbieten.

Für Arbeitgeber, die Bewerbungen über Internetplattformen mit Online-Eingabemasken anbieten, ist es von großer Wichtigkeit, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Sicherheit und den Schutz der verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Ein simples Kontaktformular, dass das Mitsenden eines Dateianhangs ermöglicht, ist kein preisgünstiges Bewerberportal und sicherheitstechnisch oft weit weg von den gesetzlichen Anforderungen (Art. 32 DS-GVO).

Vorstellungsgespräche per Videokonferenz

Ein weiteres aufkommendes Thema sind Vorstellungsgespräche, die per Videoübertragung abgehalten werden. Zu verführerisch ist dabei für den Arbeitgeber die Möglichkeit einer Videoaufzeichnung. Eine hierfür erforderliche wirksame datenschutzrechtliche Einwilligung des Bewerbers ist eine Herausforderung. Bewerber sind oft zu vielen Zugeständnissen bereit, um eine Zusage zu erhalten, dies stellt die obligatorische Freiwilligkeit einer Einwilligung deutlich infrage. Um sicherzustellen, dass die Einwilligung tatsächlich freiwillig erfolgt, sollten Bewerber auch echte alternative Optionen wie persönliche oder telefonische Gespräche angeboten werden. Bei aufgezeichneten Interviews werden die Antworten aufgezeichnet und zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet. Dies ermöglicht unter anderem die Analyse nonverbaler Verhaltensweisen oder den Einsatz von Sprachanalyseverfahren. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass solche Methoden im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen stehen und im angemessenen Verhältnis zum Zweck des Bewerbungsverfahrens stehen.

Wer bewirbt sich bei wem?

Arbeitgeber sollten bedenken, dass man sich in Zeiten des Fachkräftemangels auch bei seinen Bewerbern bewirbt. Vielfach haben die Bewerber die Möglichkeit einer Auswahl und nicht der Arbeitgeber.

Welche Fragen dürfen Arbeitgeber stellen?

Im Bewerbungsprozess dürfen nur Fragen gestellt werden, die für die spezifische Arbeitsstelle von Relevanz sind. Fragen zum Gesundheitszustand der Bewerber sollten sich auf wesentliche Beeinträchtigungen der Leistungsfähigkeit beschränken und nur dann gestellt werden, wenn die Beantwortung für die Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Es ist zum Beispiel grundsätzlich nicht zulässig, nach einer Schwangerschaft zu fragen. Ebenso ist es Arbeitgebern nicht gestattet, Bewerber danach zu fragen, ob sie als schwerbehindert anerkannt sind. Zulässig ist jedoch, den Bewerber zu informieren, dass eine eventuell vorhandene Schwerbehinderung geltend gemacht werden kann, aber nicht muss.

Künstliche Intelligenz (KI)

Zunehmend finden HR-Produkte mit Künstlicher Intelligenz (KI) oder zur automatisierten Entscheidungsfindung Einzug in Bewerbungsverfahren. Hierbei sind die datenschutzrechtlichen Aspekte von großer Relevanz. Es stellt sich die Frage, ob der Einsatz solcher Systeme tatsächlich erforderlich ist. Zudem wäre es von Bedeutung, dass Bewerbern transparent kommuniziert wird, wie diese Systeme funktionieren. Ein System, welches vollautomatisch und autonome Entscheidungen in einem Bewerbungsprozess treffen darf, ist regelmäßig nicht zulässig.

Wann sind Bewerbungsunterlagen zu löschen?

Nach einer erfolglosen Bewerbung müssen Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht oder an die Bewerber zurückgegeben werden. Arbeitgeber haben jedoch die Möglichkeit, die Unterlagen und eine Dokumentation über das Bewerbungsverfahren für einen begrenzten Zeitraum aufzubewahren, um sich gegen mögliche Verstöße gegen das Benachteiligungsverbot zu verteidigen. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung aufgrund bestimmter persönlicher Merkmale. Etwaige Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche müssen innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden. Unter Berücksichtigung möglicher Verzögerungen wird eine Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen in der Regel für bis zu sechs Monate als angemessen erachtet.

Bewerbungsunterlagen von Bewerbern, die im nächsten Schritt eingestellt werden, sollten nur in der Personalakte aufbewahrt werden, soweit dies für das weitere Arbeitsverhältnis objektiv von Relevanz sind.

Mehr zu den Betroffenenrechten haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Fazit

Ein transparenter und rechtskonformer Umgang mit Bewerbungsunterlagen sollte für heutige Arbeitgeber selbstverständlich sein. In Zeiten des Fachkräftemangels bewerben sich die Arbeitgeber auch bei Ihren Bewerbern. Dabei kann ein fairer und respektvoller Umgang mit dem Bewerber und seinen Daten mehr Wert sein, als ein kostenfreier Obstkorb.

Wer mehr zu den Sichtweisen der Aufsichtsbehörden erfahren möchte, findet diese z. B. in der FAQ des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfdI)