Vertrauen ist gut – Akten schreddern ist besser

Die Keller von Bürogebäuden sind wahre Schatzkammern. Da findet man schon mal ein vergessenes Fahrrad 🚲, den Pokal vom Tischkicker-Turnier 2019 🏆 oder die Personal-Akten, die seit 1998 📂 aufbewahrt werden.

Absolut keine Seltenheit in den Archivkellern der Republik sind bergeweise Akten mit sensiblen Daten, einfach in unbeschrifteten Umzugskartons aufeinandergestapelt. 📦📦 Was da drin ist, von wem und seit wann das Ganze hier verstaubt? 🕸️ Das weiß irgendwann wirklich niemand mehr.
⚠️ Im Keller vergessen ist aber nicht gleich gelöscht.

Alles, was du an Papier und Datenträgern nicht mehr brauchst, einfach irgendwo in den Schrank oder Keller zu räumen, reicht leider nicht aus. Das allermeiste darfst du aber auch nicht sofort dem Gang alles Irdischen zuführen (und der Papierkorb 🗑️ ist keine geeignete Entsorgung für alle Dokumente, die personenbezogene Daten oder Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse abbilden).
👉🏼 Eine gute Übersicht zu Aufbewahrungsfristen findest du z. B. hier.

⏳ Im Büro selbst sein Papier zu schreddern, ist zwar besser, als es im Keller stehenzulassen, jedoch zeitaufwendig und mit Sicherheitsrisiken verbunden (denn ja, auch dafür gibt es Vorgaben, wie groß z. B. das einzelne Häcksel sein darf). 💶 Professionelle Entsorgungsdienstleister kosten vielleicht etwas mehr Geld als die einmalige Anschaffung von einem (geeigneten?) Aktenvernichter – dafür läuft die externe Aktenvernichtung nach dem Stand der Technik und in dokumentierter/zertifizierter Weise. Zudem können auch große Mengen problemlos bewerkstelligt werden. Außerdem erübrigt sich die Frage, was man hinterher mit dem Papierschnee anfangen soll. ❄️

Damit dein Büro den Papierbergen wieder Herr werden kann:
👉 Einmal prüfen, was überhaupt da ist. Wo liegt es, wie muss es sinnvoll sortiert werden und welche Fristen gelten? Das alles sauber dokumentieren.
👉 Jetzt geht’s ans Aufräumen, was weg darf, kann weg.
👉 Ich würde empfehlen, einen professionellen Dienstleister mit der Entsorgung zu beauftragen. So habt ihr am Ende „nur“ die Aufgabe, die entsprechenden Sammelbehälter zu füllen, den Rest übernimmt der Dienstleister für euch.

📼📚 Alte Akten und Datenträger sind keine nostalgischen Erinnerungen, sondern ein potenzielles Datenschutzrisiko. Eine Übersicht zum Thema Aufbewahrung, Löschfristen und Aktenvernichtung findest du auch hier in meinem Blogartikel.

Und wie immer gilt: Bei Fragen gerne fragen. 💬😊