Datenschutz in Start-ups: Zehn unverzichtbare Anforderungen

In der dynamischen Welt der Start-ups ist Datenschutz nicht nur eine gesetzliche Anforderung. Datenschutz kann auch ein Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit sein. Dieser Beitrag beschreibt 10 essenziellen Datenschutzanforderungen, die Start-ups unbedingt beachten sollten. Von der Benennung eines Datenschutzbeauftragten bis hin zur Einhaltung spezifischer Rechtsgrundlagen – diese Tipps helfen Ihnen, eine solide Datenschutzstrategie zu entwickeln und durchzusetzen.

Zehn Datenschutz-Anforderungen, die Start-ups von Anfang an sicherstellen sollten

Das Geld ist knapp und auch inhaltlich haben Start-ups eigentlich sonst genug zu tun. Dennoch ist es wichtig, dass unnötige Risiken vermieden werden und eine Basis für einen zukünftig ausreichenden Datenschutz geschaffen wird. Die Vorstellung, dass alle Datenschutzthemen später erledigt werden können, wenn das neu gegründete Unternehmen erst erfolgreich ist, ist eine teure Utopie.

Um womöglich eine teure Überraschung zu verhindern, sollten Start-Ups diese zehn Anforderungen von Anfang an umsetzen.

Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Für Start-ups ist es erforderlich, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, sobald sie 20 Mitarbeiter erreichen, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst sind. Dies gilt insbesondere, wenn sensible Daten verarbeitet werden. Der Datenschutzbeauftragte ist unter anderem zuständig für die Überwachung der Datenschutzpraktiken und die (Überwachung der) Einhaltung der DS-GVO. Die Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten haben wir hier genauer beschrieben.

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten besteht, ist es sehr sinnvoll, eine Person zu bestimmen, die im Start-up für das Thema Datenschutz zuständig ist.

Dokumentation der Datenverarbeitungen erstellen

Auf den ersten Blick erscheinen die Dokumentationsanforderungen im Datenschutz nur als lästiges Beiwerk. Der Kenner weiß aber, dass ohne einen dokumentierten Überblick niemand wirklich genau weiß, welche Daten zu welchem Zweck im Unternehmen genutzt werden. Ohne diese Infos, kann man sich kaum an die Pflichten halten, die vonseiten des Gesetzgebers vorgeschrieben oder von Kunden und Geschäftspartner vertraglich verlangt werden.

Dokumentieren sie alle regelmäßigen Datenverarbeitungsaktivitäten in einem Verzeichnis. Dies schafft Transparenz und erleichtert die Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

Technische und organisatorische Maßnahmen implementieren

Daten sollten angemessen vor unbefugter Offenlegung, Verlust oder Veränderung geschützt werden. Die Pflicht, geeignete und wirksame Maßnahmen zur Sicherheit der Daten zu implementieren, ergibt sich nicht nur aus gesetzlichen Vorgaben. Auch typische Verträge mit Geschäftspartnern sehen solche Pflichten vor. Und auch Kunden erwarten, dass Unternehmen ihren Daten ausreichend schützen.

Legen sie fest, welche Daten schützenswert sind – Stichwort Schutzbedarfsanalyse. Bestimmen Sie einen Basisschutz, der für alle Arten von Daten gilt (z. B. sollten alle Daten vor Viren geschützt werden). Legen Sie Maßnahmen fest, bei welchem Schutzbedarf welche konkreten zusätzlichen Maßnahmen zu treffen sind.

Prüfen sie regelmäßig, ob die von Ihnen getroffenen Maßnahmen noch wirksam sind und die gewünschte Schutzwirkung ausreicht.

Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen

Führen sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, um das Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zu bewerten, das mit Ihren Datenverarbeitungsaktivitäten verbunden ist. Eine solche Risikobewertung aus Sicht der betroffenen Personen ist in bestimmten Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Hier finden Sie mehr Informationen dazu.

Wenn sie noch nie eine Risikobewertung durchgeführt haben, dann lassen sie sich beim ersten Mal von einem Experten begleiten.

Betroffenenrechte sicherstellen

Die Personen, deren Daten ein Unternehmen verarbeitet, besitzen gesetzlich festgelegte Rechte. Sie müssen sicherstellen, dass ihr Unternehmen in der Lage ist, diese Rechte zu erfüllen. Je nach Unternehmensgegenstand und Menge an Daten kann allein eine einzige gestellte Auskunftsanfrage zu vielen Tagen internem Aufwand führen. Stellen sie für ihre IT-Systeme und Geschäftsprozesse sicher, dass alle Recht in angemessener Zeit erfüllt werden können.

Einen Überblick über die Betroffenenrechte im Datenschutz haben wir hier bereitgestellt.

Gewährleisten sie, dass die von Ihnen verarbeiteten Daten auf einer rechtlichen Grundlage basieren und dass die Rechte der Betroffenen, wie das Recht auf Auskunft und Löschung, respektiert werden.

Auftragsverarbeitungsverträge abschließen

Viele Arbeiten werden heutzutage an Dienstleister ausgelagert. Dazu kommen möglicherweise noch angemietete IT-Ressourcen in der Cloud. Alle diese dritten Unternehmen haben wahrscheinlich Zugriff auf einen Teil ihrer Unternehmensdaten. Wenn Sie personenbezogene Daten weitergeben oder Dritten einen Zugang ermöglichen, müssen sie bestimmte Rahmenbedingungen schaffen.

Oft liegt eine sogenannte Auftragsverarbeitung vor, bei der ein gesonderter Vertrag abgeschlossen werden muss.

Stellen Sie sicher, dass sie gültige Datenschutz-Verträge mit externen Dienstleistern haben, die in Ihrem Namen Daten verarbeiten. Und bitte: nicht einfach unterzeichnen. Lesen sie die Verträge und lassen sie diese ggf. vorher prüfen.

Datenschutz proaktiv angehen

Implementieren sie den Datenschutz bereits in der Entwicklungsphase Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Dies umfasst sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen. Wenn sie das Thema Datenschutz zu spät angehen, entstehen nicht nur Mehraufwand und zusätzliche Kosten. Im Zweifel verkaufen Sie Produkte oder Dienstleistungen, die so rechtlich nicht zulässig sind.

Datenschutzkonforme Website- und Kundenkommunikation

Unternehmen, die sich nicht um den Datenschutz kümmern, erkennt man oft bereits an ihrer Webseite. Stellen sie sicher, dass ihre Webseite datenschutzkonform gestaltet und implementiert ist. Wenn sie externe Agenturen beauftragen, dann nehmen sie die Sicherstellung der Datenschutzkonformität als Leistungsbestandteil mit in den Vertrag auf.

Wenn sie sich selbst nicht damit beschäftigen möchten: Wir bieten eine Prüfung von Webseiten und Webangeboten auf Datenschutzkonformität an. In diesem Rahmen beraten wir sie und/oder die zuständige Agentur bei der Durchführung eventuell erforderlicher Anpassungen.

Rechtsgrundlage und klare Zweckbestimmung für Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten dürfen in der EU nicht einfach so verarbeitet werden. Stellen sie sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten immer auf einer soliden Rechtsgrundlage beruht und der Zweck der Datenverarbeitung klar und eindeutig definiert ist.

In unserem Blog finden sie viele weitere Infos zu diesen grundlegenden Datenschutzpflichten – oder fragen sie einfach mal bei uns nach.

Externe Expertise nutzen

Auch wenn das Internet viele Möglichkeiten bietet, sich in neue Themen einzuarbeiten. Manche Dinge sollte man Profis überlassen. Und auch wenn das Geld bei Start-ups knapp ist, finden sich Lösungen (z. B. unsere kostenfreie Erstberatung für Start-ups – vereinbaren Sie einfach einen unverbindlichen Kennenlerntermin).

Greifen Sie auf externe Datenschutzexperten zurück, um sich Unterstützung bei der Implementierung und Überwachung von Datenschutzthemen zu holen.

Fazit

Durch die Befolgung dieser zehn Datenschutz-Anforderungen können Start-ups nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden stärken und ihre Glaubwürdigkeit als datenschutzbewusstes Unternehmen unter Beweis stellen. In der heutigen datengetriebenen Wirtschaft ist ein effektiver Datenschutz nicht nur eine Pflicht, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil.

Wie geht es weiter?

Erfahren sie mehr zum Thema Datenschutz und Start-ups in unserem Podcast “Pioniergeist versus Datenschutz”. Eine Folge aus der Podcastserie “Der Datenschützer“.