Immer auf dem Laufenden bleiben„Als Berater oder virtuelle Assistenz sind Kundendaten nicht mein Problem 🤷♀️ – ich bin ja nicht Verantwortlicher.“ Ähm … das kann ich so natürlich nicht stehen lassen.
Zum einen verarbeitest du einige Daten deiner Kunden in deiner eigenen Verantwortlichkeit: unter anderem Namen von Kontaktpersonen, Anschrift, Bankverbindung, Vertragsdaten, … wie willst du sonst deine Rechnungen stellen?
Zum anderen bist du in dem Moment mindestens umsetzungs-verantwortlich, wenn du personenbezogene Daten deiner Kunden als Auftragsarbeit verarbeitest (also z. B. die Daten der Kunden und Mitarbeitenden deiner Kunden, wenn du Backofficearbeiten erledigst). Hier musst du etwa die Datensicherheit deiner IT-Systeme sicherstellen, die du als Arbeitswerkzeuge nutzt. 💻🔒
Es gibt also einige Bereiche, in denen du für die datenschutzkonforme und sichere Verarbeitung zuständig bist – in einigen Bereichen trägst du selbst auch die datenschutzrechtliche Verantwortung.
Welche Maßnahmen solltest du also ergreifen, um die Daten deiner Kunden (und die Daten von deren Kunden) sicher zu verarbeiten?
Hier ein paar Beispiele:
- 👉 Schaffe klare vertragliche Grundlagen. Einen Dienstleistungsvertrag, eine Geheimhaltungsvereinbarung und bei Bedarf einen Auftragsverarbeitungsvertrag. 📜
- 👉 Nutze sichere Kommunikationskanäle und legt diese klar fest. Das kann ein Projektmanagement-Tool sein, ein eigens eingerichtetes E-Mail-Postfach oder ein sicherer Kurznachrichtendienst. 📧🔐 (Hier sei mir eine Wiederholung erlaubt: WhatsApp ist keiner. 🚫)
- 👉 Beachte das Prinzip der Datenminimierung. Wenn du für deinen Kunden z. B. eine bestimmte Aufgabe hast, für die du nur bestimmte Daten brauchst, warum bist du dann auf die gesamte Ordnerstruktur freigeschaltet? 📁 Sei hier aufmerksam und sorge dafür, dass du nur die Berechtigungen hast, die du auch wirklich brauchst.
- 👉 Verarbeite Daten deiner Kunden möglichst auf den Systemen, die der Kunde selbst betreibt. Dann bist du aus vielen schwierigen Themen raus. ✅
- 👉 Achte auf sichere Passwörter und, ein weiterer Dauerbrenner, nutze die 2-Faktor-Authentifizierung wann immer möglich. 🔑
- 👉 Lege dir eine klare Ablagestruktur und Backups an sicheren Stellen an. Du musst wissen, wo die Daten deiner Kunden gespeichert und wie sie dort vor dem unbefugten Zugriff geschützt sind.🛡️
Alles klar? Falls nicht: Lass uns einmal kostenfrei und unverbindlich über deine Fragen sprechen.
