Studie: Schlechter Umgang mit Bewerberdaten

Das Marktforschungsinstitut respondi hat (im Auftrag der KÖNIGSTEINER Gruppe) eine Studie zum Umgang von Arbeitgebern mit Bewerberdaten durchgeführt. Rund drei Viertel der befragten Personen (73 %) befürchten, dass zukünftige Arbeitgeber nicht datenschutzkonform mit Bewerberdaten umgehen. Wie können Arbeitgeber diesen Sorgen begegnen und sich von Wettbewerbern positiv hervorheben?

Arbeitgeber wollen positiv auffallen

In Zeiten des sogenannten Fachkräftemangels existiert in vielen Branchen ein bewerberfreundlicher Arbeitsmarkt. Große und kleine Arbeitgeber versuchen zunehmend, sich positiv hervorzuheben, um für Bewerber ausreichend attraktiv zu sein und offene Stellen besetzen zu können. Längst ist die Bezahlung nicht mehr der allein bestimmende Faktor. Der Ideenreichtum der Arbeitgeber ist groß: Angefangen mit Wettbewerben und der Krönung zum bester Arbeitgeber der Branche über Kinderbetreuungsangebote, ein umfangreiches Aus- und Weiterbildungsangebot, kreative Bürogestaltungen bis zu kostenfreien Getränken und Obstkörben.

Datenschutz ist den Bewerbern wichtig

Der Kampf um die geeigneten Kandidaten scheint groß zu sein. Doch ein Thema scheint hier mal wieder zurückzustehen: der Datenschutz. Der HR-Dienstleister KÖNIGSTEINER hat das Marktforschungsinstitut respondi beauftragt, in der Studie „Datenschutz aus Kandidatensicht“ die Relevanz des Datenschutzes aus der Perspektive der potenziellen Bewerber in Erfahrung zu bringen. Mit interessanten Ergebnissen:

• Mehr als 90 % der Teilnehmer geben an, dass ihnen der verantwortungsvolle Umgang mit ihren Bewerberdaten wichtig ist.
• Mehr als 25 % der Teilnehmer rechnen damit, dass ihre Bewerberdaten bei zukünftigen Arbeitgebern nicht sicher sind. Weitere 30 % sind diesbezüglich unsicher.
• Rund drei Viertel (73 %) gehen davon aus, dass die Bewerbungsunterlagen an Mitarbeitende weitergeleitet werden, die mit dem Bewerbungsprozess gar nichts zu tun haben. 36 % befürchten sogar, dass die potenziellen Arbeitgeber die Bewerberdaten nutzen, um eigene Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen.
• Die größten Bedenken bestehen zu kleinen Arbeitgebern und Start-ups. Bei Arbeitgebern aus dem öffentlichen Bereich haben aber 48 % der Teilnehmer keine Bedenken.

Was können Unternehmen falsch machen?

Datenschutz spielt aus Sicht von Bewerbern offenbar eine Rolle. Es obliegt aber den Arbeitgebern zu entscheiden, ob diese lieber in den Obstkorb oder in eine datenschutzkonforme Gestaltung des Bewerbungsprozesses investieren.

In unserer Beratung fallen und immer wieder die gleichen Fehler auf:

• Bewerbungsunterlagen sind auch Mitarbeitern zugänglich, die mit dem eigentlichen Bewerbungsprozess nichts zu tun haben.
• Ausgedruckte Bewerbungsunterlagen landen verschwinden in Schreibtischschubladen und sind für Löschprozesse am Ende eines Bewerbungsprozesses nicht mehr zugänglich.
• Bewerberdaten werden auf unsicheren Wegen übermittelt (z. B. ungeschützt per E-Mail an externe Empfänger)
• Daten von abgelehnten Bewerbern werden nicht gelöscht und zu lange aufbewahrt.
• Bewerberdaten werden noch lange Zeit nach Abschluss eines Bewerbungsprozesses genutzt, um Bewerber auf neue Stellenangebote hinzuweisen (Bewerberpool) – allerdings, ohne dass der Bewerber hierzu eingewilligt hat.
• Im Auswahlprozess werden aktiv externe Informationsquellen genutzt, unter anderem Social-Media-Profile oder Webseiten der Bewerber. Diese Informationen werden dann für die Beurteilung der Bewerber genutzt.
• Es werden diverse weitere, nicht erforderliche Daten zum Privatleben und zur Gesundheit erhoben.

Arbeitgeber, so geht es richtig.

Zweckbindung

Die Daten von Bewerbern dienen einzig und allein dem Zweck, die Besetzung der Arbeitsstelle zu prüfen, für die sich ein Kandidat beworben hat. Bei Initiativbewerbungen ohne konkreten Stellenbezug dann auch gerne für alle infrage kommenden Stellen des Unternehmens.

Eine Nutzung der Daten für andere Zwecke, z. B. der Zusendung von Werbung per Post oder die Zusendung von Newslettern, ist nicht erlaubt.

Erforderlichkeit und Datensparsamkeit

Im Rahmen der Bewerbung dürfen nur die Daten erhoben werden, die objektiv zur Auswahlentscheidung erforderlich sind. Inzwischen gibt es eine lange Liste von gerichtlichen Entscheidungen, welche Informationen vom Fragerecht eines Arbeitgebers abgedeckt sind, und welche nicht.

Neben dem Klassiker „Sind Sie schwanger oder haben Sie vor, demnächst schwanger zu werden?“ sind Fragen zu privaten Themen oder zur Gesundheit häufig nicht zulässig. Manchmal liegt der Schlüssel aber auch in der Formulierung der Frage. Beispielsweise dürfte die Frage „Sind Sie behindert?“ eher unzulässig sein, als die Frage „Möchten Sie eine Schwerbehinderung geltend machen?“ Auch ist die Frage „Haben Sie Probleme mit Ihrem Rücken?“ weniger geeignet als „Ist es Ihnen möglich längere Zeit Gegenstände bis zu 20 KG zu tragen?“. „Was machen Sie in Ihrer Freizeit?“, geht den Arbeitgeber dann auch einfach mal nichts an.

Das Prinzip der Erforderlichkeit besteht auch bei den arbeitergeberseitig involvierten Mitarbeitern. Die Bewerberdaten dürfen nur den Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die für den Bewerbungsprozess erforderlich sind. Typischerweise die zuständigen Mitarbeiter aus dem Personalbereich und der potenzielle Vorgesetzte. Es spricht sicherlich nichts gegen die übliche Praxis, in einem Bewerbungsgespräch auch einmal die zukünftigen Kollegen vorzustellen und so etwas Klimaforschung zu betreiben. Aber diese Mitarbeiter benötigen dann keine Kopie der Bewerbungsunterlagen.

Datensicherheit

Bewerberdaten sind vertraulich zu behandeln und vor Verlust und dem Zugriff durch Unbefugte zu schützen. Dieser Schutz ist sowohl bei digitalen Daten als auch bei Papierunterlagen sicherzustellen. Besonders wenn Personalmitarbeiter die Bewerbungsunterlagen weiterverteilen (z. B. an den zukünftigen Vorgesetzten), ist einiges zu beachten. Die Daten sind nicht nur auf sicherem Weg zu übermitteln, es ist auch erforderlich, dass ein ausreichender Schutz und datenschutzkonformer Umgang bei den Empfängern sichergestellt wird. Wer hat schon einmal ausgedruckte Bewerbungsunterlagen im Papierkorb oder in Konferenzräumen gefunden?

Löschung der Daten

Die Bewerbungsunterlagen dienen allein dem Zweck, über die Einstellung eines Bewerbers zu entscheiden. Ist dieser Zweck erfüllt, sei es durch Ablehnung einer Bewerbung oder durch den Abschluss eines Arbeitsvertrages, dann sind die Daten zu löschen (Art. 17 DS-GVO).

Um sich vor eventuellen Beschwerden aufgrund fehlender Gleichbehandlung zu schützen, gilt es als einschlägig, die Bewerbungsunterlagen noch bis zu 6 Monate aufzubewahren. Wichtig: nur für eventuelle Verteidigung von Rechtsansprüchen, nicht als inoffiziellem Bewerberpool.

Bewerberpool

Eine Nutzung der Bewerberdaten darüber hinaus ist grundsätzlich nicht erlaubt. Es ist aber möglich, dass Bewerber, z. B. auf gezielte Nachfrage, seine Einwilligung erteilt, die Bewerbung im Fall einer Absage noch darüber hinaus zu speichern und über zukünftige Stellenangebote zu informieren (Bewerberpool). In der Regel sind die Bewerberdaten dann aber nach einem Jahr zu löschen, wenn keine weiteren Angebote gemacht werden.