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Wissen: Informationspflicht

Betroffene Personen haben bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten besondere Rechte. Diese Betroffenenrechte sollen im Sinn der informationellen Selbstbestimmung den Betroffenen Transparenz und Kontrolle bieten, wenn deren Daten verarbeitet werden. Transparenz wird dann unter anderem durch die Informationspflichten gewährleistet, die jeder Verantwortliche sicherzustellen hat, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Informationspflichten sind in Artikeln 12 – 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) beschrieben.

Die Informationspflichten sollen sicherstellen, dass betroffene Personen von den Verantwortlichen angemessen informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben, weiterverarbeitet oder an wen diese Daten möglicherweise weitergegeben werden.

Artikel 12 DS-GVO enthält primär Vorgaben zur Umsetzung der Informationspflichten. Beispielsweise sind die Informationen “in präziser, transparenter, verständlicher, einfacher und klarer Sprache” zu formulieren, sowie leicht zugänglich zu sein. Die Informationspflichten können sowohl elektronisch oder in schriftlicher Form (z. B. Informationstexte auf Papier oder auf Schildern) erfüllt werden. Die Informationserteilung soll immer kostenfrei sein.

Die DS-GVO unterscheidet zwischen zwei Varianten der Erhebung von Daten: Eine Direkterhebung bei der betroffenen Person selbst (Art. 13 DS-GVO) und die Erhebung von Daten an anderen Stellen als bei der betroffenen Person (Art. 14 DS-GVO). Je nach Variante sind bestehen unterschiedliche Informationspflichten.

Bei der Direkterhebung (Art. 13 DS-GVO) werden personenbezogene Daten unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben. Die Informationspflichten sind im Rahmen der Datenerhebung zu erfüllen. Absatz 1 beschreibt die erforderlichen Informationen, z. B. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen oder die Angabe, wie lange die Daten gespeichert werden.

Werden Daten nicht bei der betroffenen Person, sondern bei Dritten erhoben (“Dritterhebung”), können die Informationen nachträglich innerhalb einer angemessenen Frist, aber nicht länger als einen Monat nach der Erhebung, bereitgestellt werden (Art. 14 Abs. 3 DS-GVO). Aufgrund des Umstands, dass der Betroffene bei Dritterhebungen meist nicht direkt beteiligt ist, muss der Verantwortliche den Betroffenen zusätzliche Informationen bereitstellen. Beispielsweise welche Kategorie der Daten erhoben wurden (Art. 14 Abs. 1 lit. d DS-GVO) oder wo die Daten erhoben wurden (Art. 14 Abs. 2 lit. f DS-GVO).

Es gibt einige wenige Ausnahmen von der Informationspflicht, z. B.: Wenn die betroffene Person bereits über die jeweiligen Informationen verfügt (Art. 13 Abs. 4 DS-GVO), ist keine erneute Information erforderlich. Aber Achtung – das ist vom Verantwortlichen im Zweifelsfall nachzuweisen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthält Ausnahmen im Zusammenhang mit der Strafverfolgung und dem Schutz der öffentlichen Sicherheit (Art. 32 Abs. 1 Nr. 3 BDSG).

Ein Beispiel für die Erfüllung der Informationspflichten sind die Datenschutzerklärungen auf Webseiten. Hier finden Sie unsere Datenschutzerklärung.